Người ở xa có thể uỷ quyền cho người khác ký hợp đồng mua bán, nộp hồ sơ và nhận Giấy chứng nhận khi giao dịch nhà đất ở Tà Đùng, bằng hợp đồng uỷ quyền có công chứng ghi rõ thửa đất, việc được làm và có hay không có quyền nhận tiền. Uỷ quyền đúng giúp tiết kiệm nhiều chuyến đi; uỷ quyền sai — quá rộng, quá mơ hồ, cho người không đáng tin — là một trong những đường dẫn tới mất đất hay mất tiền.
Ở xã Tà Đùng (tỉnh Lâm Đồng từ 1/7/2025, gồm Đắk Som và Đắk R'Măng cũ của huyện Đắk Glong, Đắk Nông), uỷ quyền rất phổ biến: người bán là con cái của chủ vườn đang làm ở thành phố, người mua ở TP.HCM, Hà Nội hay nước ngoài, thành viên hộ gia đình đi xuất khẩu lao động. Bài viết theo nguyên lý của Bộ luật Dân sự năm 2015 về đại diện và uỷ quyền; trường hợp cụ thể nên hỏi công chứng viên.
Hợp đồng uỷ quyền và giấy uỷ quyền khác nhau thế nào
Hợp đồng uỷ quyền là thoả thuận giữa hai bên: bên được uỷ quyền đồng ý làm việc nhân danh bên uỷ quyền, có thể có thù lao. Cả hai cùng ký. Giấy uỷ quyền là văn bản đơn phương của người uỷ quyền, người được uỷ quyền không ký hoặc chỉ ký nhận.
Với việc định đoạt nhà đất như ký hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, các tổ chức hành nghề công chứng thường yêu cầu hợp đồng uỷ quyền có công chứng, vì người được uỷ quyền phải cam kết thực hiện và chịu trách nhiệm. Với việc đơn giản như nộp hồ sơ, nhận kết quả, giấy uỷ quyền có chứng thực chữ ký đôi khi được chấp nhận.
Do yêu cầu khác nhau giữa nơi này nơi khác, cách an toàn là hỏi trước tổ chức công chứng nơi sẽ ký hợp đồng mua bán, hoặc bộ phận một cửa nơi nộp hồ sơ, xem họ chấp nhận loại văn bản nào cho việc anh chị cần.
Nội dung uỷ quyền nên ghi rõ
Một văn bản uỷ quyền tốt trả lời được: ai, làm gì, với tài sản nào, tới khi nào. Những điểm nên có:
- Thông tin đầy đủ của hai bên: họ tên, số định danh, nơi cư trú.
- Tài sản: số Giấy chứng nhận, số tờ, số thửa, diện tích, địa chỉ thửa đất ghi cả tên cũ trên sổ và tên hiện nay (xã Tà Đùng, tỉnh Lâm Đồng).
- Phạm vi: ký hợp đồng đặt cọc hay không; ký hợp đồng chuyển nhượng; ký tờ khai thuế; nộp hồ sơ đăng ký biến động; nhận Giấy chứng nhận.
- Quyền nhận tiền: có hay không, nhận vào tài khoản nào. Đây là điều quan trọng nhất với người bán ở xa.
- Giá tối thiểu hoặc điều kiện giao dịch nếu người uỷ quyền muốn giới hạn.
- Thời hạn uỷ quyền.
- Có được uỷ quyền lại cho người thứ ba không — thường nên ghi là không.
Văn bản càng cụ thể càng an toàn. Uỷ quyền "toàn quyền định đoạt mọi tài sản" là kiểu văn bản tiện nhất cho người được uỷ quyền và nguy hiểm nhất cho người uỷ quyền.
Uỷ quyền khi đang ở tỉnh khác, ở nước ngoài
Người ở tỉnh khác trong nước làm hợp đồng uỷ quyền tại một tổ chức hành nghề công chứng nơi mình đang sống. Pháp luật về công chứng có quy định cho trường hợp bên uỷ quyền và bên được uỷ quyền không cùng ở một nơi: bên uỷ quyền công chứng phần của mình ở nơi mình ở, bên được uỷ quyền công chứng tiếp phần của họ ở nơi họ ở. Hỏi công chứng viên trình tự cụ thể.
Người ở nước ngoài có thể làm uỷ quyền tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước sở tại. Một cách khác là công chứng theo pháp luật nước sở tại rồi hợp pháp hoá lãnh sự và dịch, chứng thực bản dịch tại Việt Nam, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hoá theo điều ước. Cách nào cũng tốn thời gian, nên làm sớm.
Bản uỷ quyền gửi về cần bản gốc, không phải bản chụp. Gửi qua đường bưu chính bảo đảm, giữ mã theo dõi, và có bản chụp lưu lại.
Thời hạn uỷ quyền và khi nào uỷ quyền chấm dứt
Theo Bộ luật Dân sự năm 2015, thời hạn uỷ quyền do các bên thoả thuận hoặc pháp luật quy định; nếu không có thoả thuận và pháp luật không quy định thì hợp đồng uỷ quyền có hiệu lực một năm kể từ ngày xác lập. Nên ghi thời hạn đủ cho việc cần làm, không dài hơn nhiều.
Uỷ quyền chấm dứt khi hết hạn, khi việc uỷ quyền đã xong, khi một bên đơn phương chấm dứt theo quy định, hoặc khi người uỷ quyền hay người được uỷ quyền chết, mất năng lực hành vi dân sự. Điểm cuối rất quan trọng: nếu người bán uỷ quyền rồi qua đời trước ngày ký, người được uỷ quyền không còn quyền ký; thửa đất trở thành di sản thừa kế.
Người uỷ quyền muốn huỷ uỷ quyền trước hạn nên làm văn bản huỷ có công chứng và báo cho người được uỷ quyền, cho tổ chức công chứng đã công chứng uỷ quyền, cho bên thứ ba liên quan. Với nhà đất, càng thông báo rộng càng tránh được việc người được uỷ quyền vẫn đi ký.
Rủi ro cho chính người uỷ quyền và cách chặn
Uỷ quyền quá rộng. Văn bản ghi "toàn quyền định đoạt" cho phép người được uỷ quyền bán, tặng cho, thế chấp mà không cần hỏi lại. Chỉ ghi đúng việc cần làm với đúng thửa đất.
Người được uỷ quyền bán giá thấp, nhận tiền rồi im lặng. Ghi giá tối thiểu, không cho quyền nhận tiền, hoặc chỉ định tiền chuyển thẳng vào tài khoản của người uỷ quyền.
Uỷ quyền lại cho người thứ ba. Theo Bộ luật Dân sự, người được uỷ quyền chỉ được uỷ quyền lại khi người uỷ quyền đồng ý hoặc vì sự kiện bất khả kháng. Vẫn nên ghi thẳng trong văn bản là không đồng ý cho uỷ quyền lại, để không ai phải tranh cãi về sau.
Quên huỷ khi không còn cần. Việc đã xong hoặc đổi ý mà văn bản vẫn còn hạn thì người được uỷ quyền vẫn có thể dùng. Làm văn bản huỷ có công chứng và báo cho những nơi liên quan.
Dùng uỷ quyền thay cho mua bán. Có người "bán" đất bằng cách uỷ quyền toàn quyền cho người mua, không sang tên. Người bán vẫn đứng tên, vẫn chịu nghĩa vụ với thửa đất, còn tiền đã nhận; khi người được uỷ quyền làm gì với thửa đất, người đứng tên khó gỡ. Muốn bán thì làm hợp đồng chuyển nhượng.
Phía người mua giao dịch qua người được uỷ quyền
Bài này viết từ phía người lập uỷ quyền. Phía ngược lại, người mua nhà đất từ một người được uỷ quyền phải kiểm văn bản uỷ quyền còn hiệu lực không, người uỷ quyền còn sống không, phạm vi có đúng việc bán không, tiền trả cho ai. Những bước kiểm đó đã có bài riêng trong danh mục tránh rủi ro khi mua của trang.
Người lập uỷ quyền có thể giúp giao dịch suôn sẻ bằng cách để lại số liên lạc cho bên mua gọi xác nhận, và cho biết tên tổ chức công chứng đã công chứng văn bản, để bên mua hoặc công chứng viên bên mua đối chiếu khi cần. Một văn bản rõ ràng, người uỷ quyền sẵn sàng xác nhận, là thứ khiến bên mua tin và trả tiền đúng hẹn.
Nếu có thay đổi sau khi đã lập uỷ quyền, như người uỷ quyền đổi ý về giá, muốn huỷ uỷ quyền hay đã tự về ký được, nên báo ngay cho cả người được uỷ quyền lẫn bên mua đang thương lượng. Im lặng để người được uỷ quyền tiếp tục giao dịch rồi mới phản đối là cách nhanh nhất biến một chuyện gia đình thành một vụ tranh chấp có người ngoài dính vào.
Người mua ở xa: uỷ quyền ai, làm những gì
Người mua ở xa thường uỷ quyền cho người thân ở Lâm Đồng hoặc một người tin cậy đi ký hợp đồng chuyển nhượng, nộp hồ sơ, nhận sổ. Phần chuyển tiền nên giữ trong tay mình: tự chuyển khoản từ tài khoản của mình cho người bán theo hợp đồng, không chuyển qua người được uỷ quyền.
Trước khi uỷ quyền, người mua nên tự xem nhà đất ít nhất một lần, hoặc qua video trực tiếp, và đã đọc dự thảo hợp đồng. Người được uỷ quyền chỉ nên thực hiện một giao dịch mà người mua đã hiểu rõ, không nên trao quyền "tự chọn đất, tự quyết giá".
Giấy chứng nhận sau khi sang tên mang tên người mua, không phải tên người được uỷ quyền. Kiểm kỹ điều này khi nhận ảnh chụp sổ mới. Người nhận sổ thay nên gửi sổ cho người mua bằng đường bảo đảm hoặc giữ đến khi người mua về.
Người được uỷ quyền đi nộp hồ sơ, nhận sổ: mang theo gì
Khi người được uỷ quyền thay mặt nộp hồ sơ đăng ký biến động tại bộ phận một cửa của xã Tà Đùng hay chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai, ngoài bộ hồ sơ sang tên, cần mang bản gốc văn bản uỷ quyền và căn cước của chính mình. Cán bộ tiếp nhận sẽ đối chiếu phạm vi uỷ quyền với việc đang làm; văn bản chỉ ghi "ký hợp đồng" mà không ghi "nộp hồ sơ, nhận kết quả" có thể bị từ chối.
Tờ khai thuế, lệ phí trước bạ đứng tên người có nghĩa vụ. Người được uỷ quyền ký thay chỉ khi văn bản uỷ quyền có ghi quyền này. Nhiều người quên điểm đó, tới nơi mới phải gửi tờ khai đi cho người ở xa ký rồi gửi lại.
Khi nhận Giấy chứng nhận, người được uỷ quyền ký nhận thay. Nên chụp ảnh sổ gửi ngay cho người uỷ quyền kiểm thông tin, trước khi rời khỏi nơi trả kết quả. Sai sót phát hiện tại chỗ được xử lý nhanh hơn nhiều.
Chuẩn bị trước khi đi công chứng uỷ quyền
Người uỷ quyền nên mang bản gốc hoặc bản sao Giấy chứng nhận để công chứng viên ghi đúng thông tin tài sản, căn cước của mình, giấy tờ về tình trạng hôn nhân nếu tài sản là tài sản chung. Nếu tài sản là tài sản chung của vợ chồng, cả hai vợ chồng thường cùng uỷ quyền, hoặc một người uỷ quyền cho người kia trước.
Có sẵn thông tin đầy đủ của người được uỷ quyền: họ tên, số định danh, nơi cư trú. Viết trước ra giấy những việc muốn uỷ quyền, giới hạn giá, quyền nhận tiền, thời hạn, để công chứng viên soạn đúng ý. Đọc kỹ bản soạn trước khi ký, nhất là đoạn phạm vi uỷ quyền.
Chi phí công chứng uỷ quyền tính theo biểu phí và thù lao niêm yết của tổ chức công chứng, thường thấp hơn nhiều so với chi phí một chuyến đi lại giữa thành phố và Tà Đùng. Nhưng đừng vì tiết kiệm mà uỷ quyền rộng hơn cần thiết.
Người bán là thành viên hộ, đồng thừa kế đang ở xa
Trường hợp phổ biến ở Tà Đùng: một người con của chủ vườn đi làm ăn xa, là người có chung quyền với thửa đất ghi hộ gia đình hoặc là người thừa kế. Người này không cần về, chỉ cần uỷ quyền cho một anh chị em ở nhà ký thay, hoặc ký văn bản đồng ý, văn bản từ chối nhận di sản tuỳ trường hợp.
Uỷ quyền trong gia đình vẫn nên viết cụ thể như uỷ quyền cho người ngoài. Anh em ruột vẫn có thể bất đồng về giá bán, về chia tiền. Ghi rõ người được uỷ quyền có quyền nhận phần tiền của mình hay không, và tiền đó chuyển cho ai.
Với cha mẹ lớn tuổi đang ở với con cháu nơi khác mà cần uỷ quyền, nên để cụ đọc hoặc được đọc lại toàn văn bản tại phòng công chứng, có mặt người con mà cụ tin. Cụ hiểu rõ mình uỷ quyền việc gì thì sau này anh em trong nhà không có cớ nghi nhau, và giao dịch không bị tranh chấp vì chuyện "cụ không biết đã ký gì".
Câu hỏi thường gặp
Ở TP.HCM có uỷ quyền cho người ở Lâm Đồng bán đất Tà Đùng được không?
Được. Người bán làm hợp đồng uỷ quyền có công chứng tại TP.HCM, người được uỷ quyền ký tiếp phần của mình tại nơi họ ở theo hướng dẫn của công chứng viên, rồi dùng văn bản đó để ký hợp đồng chuyển nhượng tại Lâm Đồng.
Uỷ quyền có thời hạn bao lâu?
Theo thoả thuận của các bên. Nếu không thoả thuận và pháp luật không quy định khác, hợp đồng uỷ quyền có hiệu lực một năm kể từ ngày xác lập theo Bộ luật Dân sự năm 2015. Nên ghi thời hạn vừa đủ cho việc cần làm.
Muốn huỷ uỷ quyền đã ký thì làm thế nào?
Lập văn bản huỷ hoặc chấm dứt uỷ quyền có công chứng, báo cho người được uỷ quyền, cho tổ chức công chứng đã công chứng văn bản cũ và cho những bên đang giao dịch liên quan. Báo càng sớm, càng rộng thì càng tránh được việc văn bản cũ vẫn bị dùng.
Người ở nước ngoài uỷ quyền về Việt Nam thế nào?
Làm tại cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam ở nước sở tại, hoặc công chứng theo luật nước đó rồi hợp pháp hoá lãnh sự và dịch, chứng thực bản dịch, trừ trường hợp được miễn. Gửi bản gốc về qua đường bảo đảm.
Người uỷ quyền mất trước khi ký hợp đồng thì sao?
Uỷ quyền chấm dứt khi người uỷ quyền chết. Người được uỷ quyền không còn quyền ký. Thửa đất trở thành di sản, phải làm thủ tục thừa kế trước khi giao dịch.
Có nên cho người được uỷ quyền quyền nhận tiền không?
Chỉ khi thật sự tin tưởng và cần thiết. Cách an toàn hơn là ghi tiền chuyển thẳng vào tài khoản của người uỷ quyền, hoặc giới hạn rõ số tiền, thời điểm nhận. Người mua nên chuyển tiền đúng tài khoản ghi trong hợp đồng.